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Politica aziendale sui sistemi di gestione

Noi di Arxis crediamo nella competenza, nella credibilità personale e aziendale,  nella qualità, nel lavoro di team, nella passione per il nostro lavoro.
L’obiettivo finale rimane una maggiore soddisfazione del cliente.

La strada seguita è stata quella di dotarsi di sistemi di gestione certificati da norme internazionali:

Il sistema di gestione della qualità (sgq), introdotto nel 2005 in conformità alla norma UNI EN ISO 9001:2000, successivamente adeguato alla UNI EN ISO  9001: 2008 e in luglio 2017 ricertificato alla versione 2015.

Il sistema di governo dei servizi
ICT, ovvero il Service Management System (SMS) basato sulla norma ISO/IEC 20000-1, certificato nel 2014 e ricertificato in luglio 2017.

Il sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (SGSI) basato sulla norma ISO/IEC 27001, certificato il 3 dicembre 2015.

In particolare lo Standard ISO/IEC 27001:2013 stabilisce che la sicurezza dei dati si basa su tre aspetti:

RISERVATEZZA

Esprime la garanzia che una determinata informazione sia accessibile solamente ai processi che la devono elaborare ed all’utilizzatore che ne ha oggettivamente bisogno e ne è, pertanto, autorizzato all’uso.

INTEGRITÀ

Esprime la garanzia che ogni informazione sia quella originariamente immessa nel sistema informativo ovvero legittimamente modificata.

DISPONIBILITÀ

Esprime la garanzia di reperibilità delle informazioni in funzione delle esigenze di continuità dei processi aziendali ed al fine del rispetto delle norme (di legge e non) che impongono la conservazione storica.

La sicurezza dei dati e delle informazioni, è fondata sul rispetto di misure organizzative, procedurali e tecniche che garantiscono preventivamente la protezione da accessi non autorizzati, distruzioni, perdita, modifica o divulgazione di dati, trattamenti non consentiti o non conformi alle finalità previste.

Un efficace SGSI deve:

Salvaguardare gli interessi di solve.it e dei clienti

Garantire l’integrità, la riservatezza delle informazioni aziendali e la continuità (disponibilità) delle attività, assicurando che il livello di protezione previsto sia attuato in funzione della criticità delle  informazioni da proteggere

Garantire un modello comportamentale virtuoso e omogeneo

Assicurare l’evidenza dei processi autorizzativi e delle attività svolte a fini legali, fiscali ed operativi

Legge 231 (D.lgs.231/2001)

Responsabilità di Impresa, Codice Etico e Responsabilità delle persone Giuridiche ex D.Lgs 231/01. – Responsabilità amministrativa delle società e modelli di organizzazione, gestione e controllo.

L’attività della maggior parte delle aziende e, conseguentemente, la loro organizzazione deve necessariamente tener conto della legislazione ed, in particolare, delle norme previste dalla legge in oggetto. Il D.Lgs 231/2001 estende alle persone giuridiche la responsabilità per reati commessi in Italia ed all’estero da persone fisiche che operano per la società.

In aggiunta alla responsabilità della persona fisica che realizza l’eventuale fatto illecito la normativa ha introdotto la responsabilità in sede penale degli Enti per alcuni reati commessi nell’interesse o a vantaggio degli stessi, da persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell’ente o di una sua organizzazione dotata di autonomia finanziaria o funzionale e da persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti sopra indicati.

INTEGRAZIONE ALL’INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
IN MERITO AL CONTROLLO DELLA CERTIFICAZIONE VERDE (GREEN PASS)

Arxis S.r.l., Via Torri Bianche n.9 20871 Vimercate (MB), nella sua qualità di Titolare, la informa che i suoi dati personali, acquisiti per consentire il rispetto delle misure anti-contagio relative al SARS Covid-2 saranno gestiti con mezzi elettronici e cartacei.

Interessati al controllo sono tutti i soggetti che accedono alla sede Arxis (lavoratori, manutentori, visitatori etc.).

Il controllo si limita alla verifica dell’autenticità, validità e integrità della certificazione e non comporta la raccolta di dati in conformità a quanto disposto dal DPCM 17 giugno 2021 e dal DL 127 del 21 settembre 2021 e dai provvedimenti del Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Non essendo effettuata la raccolta, non è necessaria la conservazione dei dati.

Il controllo è necessario per l’accesso agli uffici Arxis nel pieno rispetto della legislazione vigente. Tale verifica non dà luogo ad alcuna decisione automatizzata, né a profilazione.

Arxis si assicurerà che tali trattamenti si svolgano nel pieno rispetto della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza, fornendo precise istruzioni in merito ad eventuali incaricati del controllo.

In caso di necessità, l’interessata/o potrà esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 del RGPD 679/2016 meglio specificati sull’informativa disponibile sul sito www.arxis.it ed esposta presso il banco di ricevimento all’ingresso degli uffici.

Per l’esercizio dei diritti, o qualsiasi necessità l’interessata/o potrà contattare il Titolare direttamente presso la sede operativa, oppure utilizzando l’indirizzo mail dedicato: privacy@arxis.it

Qualora non si reputi soddisfatta/o dal comportamento tenuto da Arxis s.r.l. nei suoi confronti l’interessata/o potrà rivolgersi all’autorità di Controllo secondo le indicazioni elencate sulla pagina https://www.garanteprivacy.it/home/footer/contatti

14 ottobre 2021

 

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Arxis S.r.l., via Torri Bianche, 9 20871 Vimercate (MB), nella sua qualità di Titolare la informa che i suoi dati personali, verranno trattati sia manualmente che con l’ausilio di strumenti elettronici, secondo le normative vigenti in materia di protezione dei dati personali.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Arxis s.r.l. raccoglie e tratta dati personali degli interessati per: l’esecuzione degli obblighi derivanti dai rapporti contrattuali, ovvero per lo svolgimento di attività precontrattuali, o in virtù di leggi/norme a cui debba sottostare e/o decida di aderire e, in particolare;

• informazioni sui propri prodotti e servizi
• gestione dei rapporti con clienti acquisiti e potenziali; • adempimenti contrattuali
• adempimento di obblighi contabili, fiscali e legislativi; • gestione del post-vendita.

Il conferimento dei dati personali per tali finalità è solitamente indispensabile per lo svolgimento dell’attività e il rifiuto di fornirli potrebbe comportare l’impossibilità per Arxis di instaurare rapporti e/o dare seguito a tali attività. Arxis s.r.l. fornirà indicazioni di dettaglio, ove necessario. Il trattamento è relativo ad obblighi di natura contrattuale o a specifiche richieste dell’interessato, pertanto, il consenso non è richiesto.

DATI SENSIBILI

Arxis non raccoglie dati appartenenti alle categorie in oggetto per le finalità della propria attività.
Se per un caso imprevedibile Arxis venisse in possesso di tali dati in assenza di consenso, l’interessato sarà contattato con urgenza per l’immediata regolarizzazione.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO

Il trattamento viene effettuato, mediante strumenti manuali, informatici e telematici. Arxis, ha predisposto strutture tecnologiche, organizzative e procedurali per garantire che i dati vengano trattati in modo lecito e sicuro. I dati personali vengono conservati per il periodo strettamente necessario allo svolgimento dell’attività contrattuale, salvo che i dati siano richiesti per necessità di business (es.: anagrafiche), o necessità di legge.

COMUNICAZIONE A TERZI

Il perseguimento delle finalità suddette potrà determinare l’eventuale trasmissione e comunicazione di dati a terzi, incaricati di svolgere o fornire specifici servizi strettamente funzionali all’esecuzione di quelle obbligazioni, quali:
• banche e istituti di credito;
• consulenti, professionisti, società esterne fornitrici di servizi alle imprese;
• soggetti fornitori di servizi tecnologici;
• vettori.

I dati potranno essere trasferiti a destinatari stabiliti in un paese terzo, ovvero ad organizzazioni internazionali con sedi all’estero. Arxis procederà a tali trasferimenti previa verifica della conformità agli articoli della legislazione nazionale ed europea in vigore.

TITOLARE

Titolare del trattamento è Arxis s.r.l., sede operativa in Via Torri Bianche n.9 a Vimercate (MB) nella figura del suo legale rappresentante.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

Ella può esercitare i diritti previsti, e più specificatamente: 1. ottenere l’accesso ai suoi dati personali;
2. ottenerne:

a. l’aggiornamento, la rettifica ovvero, l’integrazione;

b. la cancellazione, o la limitazione del trattamento; 3. opporsi per motivi legittimi:

a. al trattamento dei dati personali che la riguardano;
b. al trattamento di dati personali a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

4. richiedere che i suoi dati siano traferiti ad altro Titolare fornendo le necessarie indicazioni e le motivazioni.

Qualora le azioni conseguenti all’esercizio dei diritti di cui ai punti 2.b. e 3. siano incompatibili con la gestione dell’attività, Arxis provvederà ad evidenziarlo per trovare un accordo in merito. Qualora l’esercizio dei diritti di cui ai punti 2.b e 4 si riveli impossibile o troppo onerosa, Arxis procederà ad informarla senza ingiustificato ritardo, per concordare una soluzione.
Resta fermo il suo diritto di sottoporre reclamo all’Autorità di Controllo qualora non si reputi soddisfatto dal comportamento tenuto da Arxis s.r.l. nei suoi confronti.

Arxis non effettua processi decisionali automatizzati e non diffonderà i suoi dati personali.
Per l’esercizio dei diritti, o qualsiasi necessità potrà contattare il Titolare direttamente (info@arxis.it), o attraverso l’indirizzo mail dedicato: privacy@arxis.it

INFORMATIVA WEB

POLITICA PRIVACY DEL SITO WEB ARXIS.IT

In questa politica si descrivono le modalità di gestione del sito ARXIS, in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano. Si tratta di un’informativa resa anche ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Generale (UE) 2016/769 sulla Protezione dei Dati Personali (RGPD) e al D.lgs.196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali e successive modifiche, a coloro che interagiscono con i servizi web di ARXIS S.r.l., accessibili per via telematica a partire dall’indirizzo: www.arxis.it. L’informativa è resa unicamente per il sito ARXIS e non copre altri siti raggiungibili tramite link dalle pagine ARXIS.

L’informativa si ispira anche alla Raccomandazione n. 2/2001 emessa dalle Autorità Europee per la protezione dei dati personali, che individua alcuni requisiti minimi per la raccolta di dati personali online e, in particolare, le modalità, i tempi e la natura delle informazioni che i titolari del trattamento devono fornire agli utenti quando questi si collegano a pagine web, indipendentemente dagli scopi del collegamento.

La presente Politica fornisce indicazioni sul trattamento dei dati acquisiti tramite la consultazione del sito web; per una panoramica completa sul trattamento dei dati da parte dell’azienda, si invita l’utente a consultare l’Informativa ARXIS sul trattamento dei dati.

INFORMATIVA WEB

IL “TITOLARE” DEL TRATTAMENTO

A seguito della consultazione di questo sito possono essere trattati dati relativi a persone identificate o identificabili. Il “Titolare” del loro trattamento è ARXIS S.r.l., che ha Sede Legale in Vimercate (MB) Via Torri Bianche, n.9, nella persona del suo legale rappresentante pro-tempore.

I trattamenti di dati connessi ai servizi web di questo sito sono effettuati solo dal personale di ARXIS, incaricato del trattamento. Nessun dato personale derivante dal servizio web viene diffuso. I dati personali forniti dagli utenti sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta e sono comunicati a terzi nel solo caso in cui ciò sia necessario per conseguire quel fine.

INFORMATIVA WEB

TIPI DI DATI TRATTATI
3.1 DATI DI NAVIGAZIONE

I sistemi informatici e le procedure software utilizzate per il funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso della rete Internet, che risulta basata sul protocollo TCP/IP.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti navigatori.

In questa categoria di dati rientrano gli “indirizzi IP” o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server web, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server web (buon fine, errore, ecc…) ed altri parametri relativi al sistema operativo ed all’ambiente informatico dell’utente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento.

Si evidenzia che i predetti dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di reati informatici ai danni del sito web di ARXIS o ad altri siti ad esso connessi o collegati: salva questa eventualità, i dati sui contatti web vengono conservati per il tempo necessario al compimento dell’attività richiesta, oppure non oltre novanta giorni dalla data di acquisizione.

3.2 MINORI

Il sito web di ARXIS, può essere consultato anche da parte di minori di diciotto anni in quanto raccoglie solo contenuti informativi di tipo tecnico e commerciale, nell’ambito della fornitura di servizi informatici.

3.3 DATI FORNITI VOLONTARIAMENTE DALL’UTENTE

La richiesta di informazioni prevista nella pagina Contatti del sito web di ARXIS, comporta l’acquisizione di alcuni dati personali, compreso l’indirizzo email del richiedente.

3.3.1 COOKIES

Nessun dato personale degli utenti viene in proposito acquisito dal sito.

Non viene fatto uso di cookies per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati cosiddetti cookies persistenti di alcun tipo, ovvero sistemi per il tracciamento degli utenti.

L’uso di cosiddetti cookies di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente del sito.

I cosiddetti cookies di sessione utilizzati in questo sito evitano il ricorso ad altre tecniche informatiche potenzialmente pregiudizievoli per la riservatezza della navigazione degli utenti e non consentono l’acquisizione di dati personali identificativi dell’utente.

3.3.2 FACOLTATIVITÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI

A parte quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di fornire i dati personali riportati nell’apposito modulo elettronico di richiesta. Tuttavia, il loro mancato conferimento comporta l’impossibilità di dare seguito alla richiesta di contatto.

3.4 MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E MISURE DI SICUREZZA

ARXIS ha predisposto le necessarie misure per garantire che il trattamento si svolga nel pieno rispetto dei diritti degli interessati e della legislazione vigente. Per quanto riguarda la sicurezza delle informazioni, opportune misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

3.5 CONSERVAZIONE

I dati personali sono conservati ai soli fini dell’attività per cui sono stati registrati e, naturalmente, in ossequio ad eventuali disposizioni di legge in merito. Ciò significa che, quando tali dati non siano più funzionali a quei principi, vengono cancellati in modo permanente. Il Titolare si adopererà, entro i limiti previsti dalla legislazione, affinché anche gli eventuali destinatari dei medesimi dati provvedano alla cancellazione.

3.6 DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli interessati a cui si riferiscono i dati personali eventualmente raccolti nella sezione specifica, potranno esercitare i diritti previsti dalla legislazione (capo III del RGPD) e, più specificatamente:

  1. ottenere l’accesso ai propri dati personali; 2. ottenerne:
  1. l’aggiornamento, la rettifica ovvero, l’integrazione;
  2. la cancellazione, o la limitazione del trattamento;
  1. opporsi per motivi legittimi al trattamento dei propri dati personali;

Vista la modalità del trattamento è assai improbabile che si verifichino richieste rispetto alla portabilità dei dati. Nel caso specifico, ARXIS valuterà le motivazioni della richiesta per ottemperare alle disposizioni del RGPD.

Qualora le azioni conseguenti all’esercizio dei diritti di cui ai punti 2.b. e 3. siano incompatibili con la gestione del rapporto contrattuale, ARXIS provvederà ad evidenziarlo per trovare un accordo in merito. Resta fermo il diritto dell’interessato di sottoporre reclamo all’Autorità di Controllo qualora non si reputi soddisfatto dal comportamento tenuto da ARXIS s.r.l. nei suoi confronti.

ARXIS non effettua processi decisionali automatizzati e non diffonderà i dati personali raccolti.
Per l’esercizio dei diritti, o qualsiasi necessità contattare il Titolare direttamente presso ARXIS S.r.l. – Via Torri Bianche, n.9, 20871 Vimercate (MB), o all’indirizzo e-mail: info@arxis.it.

1. INTRODUZIONE

Il presente Codice contiene i principi generali e le regole comportamentali cui la Società riconosce valore etico positivo ed a cui devono conformarsi tutti i destinatari del Codice. Il Codice è, pertanto, un documento ufficiale ed è stato elaborato al fine di definire ed esprimere i valori e le responsabilità etiche fondamentali che Arxis segue nella conduzione degli affari e delle attività aziendali, individuando il complesso di diritti, doveri e responsabilità che la Società assume espressamente nei confronti di coloro con i quali interagisce nello svolgimento della propria attività.

Il Codice ha altresì lo scopo di introdurre e rendere vincolanti in Arxis i principi e le regole di condotta rilevanti ai fini della ragionevole prevenzione dei reati indicati nel D.Lgs. 231/2001.

Il Codice, considerato nel suo complesso e unitamente a tutte le specifiche procedure attuative approvate dalla Società, deve considerarsi parte integrante dei contratti di lavoro subordinato, in essere e da stipulare, ai sensi dell’art. 2104 c.c.. La violazione delle sue disposizioni configurerà, quindi, un illecito di natura disciplinare e, come tale, sarà perseguito e sanzionato dalla Società ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 (c.d. Statuto dei Lavoratori) (“L. 300/1970”) e potrà comportare il risarcimento dei danni procurati alla Società.

Quanto ai collaboratori, ai consulenti e ai lavoratori autonomi che prestano la propria attività in favore della Società e agli altri soggetti terzi, la sottoscrizione del presente Codice ovvero di un estratto di esso, o, comunque, l’adesione alle disposizioni e ai principi in esso previsti rappresentano una conditio sine qua non della stipulazione di contratti di qualsiasi natura fra la Società e tali soggetti; le disposizioni così sottoscritte o, in ogni caso, approvate, anche per fatti concludenti, costituiscono parte integrante dei contratti stessi.

Arxis intende intrattenere con tutte le parti, rapporti improntati al rispetto dei principi espressi nel presente Codice ed auspica che queste ultime, a loro volta, cooperino nel rispetto di tali valori.
In ragione di quanto precede, eventuali violazioni da parte dei soggetti terzi di specifiche disposizioni del Codice, in base alla loro gravità, possono legittimare il recesso da parte della Società dei rapporti contrattuali in essere con detti soggetti e possono altresì essere individuate ex ante come cause di risoluzione automatica del contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c..

Le norme del Codice si applicano, senza alcuna eccezione, ai componenti del Consiglio di Amministrazione, ai dirigenti, quadri ed ai dipendenti di Arxis, nonché a tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano, a qualsiasi titolo, rapporti e relazioni di collaborazione od operano nell’interesse di Arxis. Questi soggetti verranno di seguito definiti come “Destinatari”.

I Destinatari delle disposizioni del presente Codice, nel rispetto della legge e delle normative vigenti, orienteranno le proprie azioni ed i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi e agli impegni che sono previsti dal Codice stesso nonché ad osservare e a far osservare, per quanto di propria competenza, i principi contenuti nel Codice. In particolare, il Consiglio di Amministrazione, nel fissare gli obiettivi aziendali, si impegna ad ispirarsi ai principi contenuti nel Codice.

Il vertice apicale della Società si fa carico dell’effettiva attuazione del Codice e della diffusione dello stesso all’interno e all’esterno della Società.
I dipendenti della Società, oltre al rispetto di per sé dovuto alle normative vigenti e alle disposizioni previste dalla contrattazione collettiva, si impegnano ad adeguare le modalità di prestazione dell’attività lavorativa alle finalità e alle disposizioni previste dal presente Codice; questo, tanto nei rapporti intra aziendali, quanto nei rapporti con soggetti esterni alla Società e, in particolar modo, con le Pubbliche Amministrazioni e le altre autorità.

Esigenza imprescindibile di ogni rapporto di proficua collaborazione con la Società è rappresentata dal rispetto, da parte dei collaboratori e degli altri soggetti terzi, dei principi e delle disposizioni contenuti nel presente Codice. In tal senso al momento della stipula di contratti o di accordi con collaboratori o con altri soggetti terzi la Società dota i suoi interlocutori del presente Codice ovvero di un estratto significativo dello stesso.

Ogni Destinatario è tenuto all’osservanza delle norme del Codice.

La violazione delle norme del presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con Arxis e può portare, a seconda dei casi e del tipo di soggetto inadempiente, ad azioni disciplinari, legali o all’applicazione delle penali previste contrattualmente.

Nei casi giudicati più gravi la violazione può comportare, a seconda dei casi, la risoluzione del rapporto di lavoro ovvero la risoluzione del contratto e/o cessazione dell’incarico. In particolare, in caso di violazioni del Codice poste in essere da dipendenti di Arxis, la Società provvede a comminare nei confronti degli autori della condotta censurata le misure disciplinari più idonee, in conformità a quanto previsto dalla contrattazione collettiva applicata e della normativa vigente, fatto salvo il diritto al risarcimento degli eventuali danni subiti. Ciò indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti assunti e/o dall’instaurazione di un procedimento penale ove ricorra un reato. Resta inteso che saranno rispettate tutte le procedure, le disposizioni e le garanzie previste dallo Statuto dei Lavora- tori e dal CCNL, in materia di provvedimenti disciplinari.

Qualora la violazione delle norme del Codice sia posta in essere da un Destinatario che non sia dipendente di Arxis (ad esempio, lavoratore autonomo, fornitore o altro soggetto legato da rapporti contrattuali con la Società), si prevede, quale sanzione, la facoltà di risoluzione del relativo contratto o il recesso per giusta causa dallo stesso, fatto salvo il diritto al risarcimento degli eventuali danni subiti. Ciò indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti assunti e/o dall’instaurazione di un procedimento penale ove ricorra un reato.

Arxis si impegna a prevedere e irrogare, con coerenza, imparzialità e uniformità, sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice e conformi alle vigenti disposizioni in materia di regolamentazione dei rapporti di lavoro. Si precisa anche che per le sanzioni derivanti dalla violazione delle prescrizioni del presente Codice, trovano applicazione i principi e le regole disciplinari stabiliti da Arxis.

Arxis, dopo aver analizzato le violazioni del Codice, emerse in conseguenza di proprie verifiche o di segnalazioni degli stakeholder, decide in ordine alla sussistenza o meno di dette violazioni, all’adozione degli opportuni provvedimenti e all’irrogazione delle relative sanzioni di concerto con il superiore gerarchico dell’au- tore della condotta censurata.

1.2 OBBLIGHI DEI DESTINATARI

Nell’ambito delle loro attività, tutti gli stakeholder di Arxis (dipendenti, azionisti, clienti, fornitori, comunità, partner commerciali e finanziari, istituzioni, associazioni di categoria, rappresentanze sindacali, etc.) agiscono nel rispetto del presente Codice nonché delle norme di legge e regolamentari vigenti.

Ad ogni Destinatario viene chiesta la conoscenza delle norme contenute nel Codice e delle norme di riferimento che regolano l’attività svolta nell’ambito della sua funzione.
I Destinatari hanno l’obbligo di:

  • astenersi da comportamenti contrari alle norme del Codice e di esigerne il rispetto;
  • rivolgersi ai propri superiori, o alle funzioni a ciò deputate, in caso di necessità di chiarimenti sulle modalità di applicazione delle norme stesse;
  • riferire tempestivamente ai superiori o alle funzioni a ciò deputate:
    • qualsiasi notizia, di diretta rilevazione o riportata da altri, in merito a possibili violazioni delle norme del Codice;
    • qualsiasi richiesta di violare le norme che sia stata loro rivolta;
  • collaborare con le strutture deputate a verificare possibili violazioni.

Il Destinatario non potrà condurre indagini personali o riportare le notizie ad altri se non ai propri superiori o alle funzioni a ciò eventualmente deputate. Sono vietate le segnalazioni anonime.
Ogni Responsabile di funzione aziendale ha l’obbligo di:

  • rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri collaboratori;
  • promuovere l’osservanza delle norme del Codice da parte dei Destinatari;
  • operare affinché i Destinatari comprendano che il rispetto delle norme del Codice è parte integrante della professionalità nell’ambito del proprio ruolo, ed è elemento essenziale nella gestione delle relazioni lavorative e nello svolgimento delle attività;
  • adottare misure correttive immediate quando richiesto dalla situazione;
  • adoperarsi per impedire, nei limiti delle proprie competenze e attribuzioni,
    possibili ritorsioni.
1.3 IMPEGNI DI ARXIS

Arxis assicurerà, anche attraverso l’eventuale individuazione di specifiche funzioni interne:

  • la massima diffusione del Codice presso i Destinatari e presso coloro che entrano in rapporti con la Arxis stessa;
  • l’approfondimento e l’aggiornamento del Codice;
  • lo svolgimento di verifiche in ordine alle notizie di violazione delle norme del
    Codice;
  • la valutazione dei fatti e la conseguente attuazione, in caso di accertata viola- zione, delle misure sanzionatorie previste;
  • il fatto che nessuno possa subire conseguenze di qualunque genere per aver fornito notizie di possibili violazioni del Codice o delle norme ivi richiamate.

La Società si impegna a garantire una puntuale diffusione interna ed esterna del Codice mediante:

♣ affissione in luogo accessibile a tutti i dipendenti;

♣ messa a disposizione dei terzi Destinatari e di qualunque altro interlocutore sul sito internet della Società e sulla intranet aziendale.

2a. PRINCIPI ETICI DI RIFERIMENTO
1 RESPONSABILITÀ E RISPETTO DELLE LEGGI

L’osservanza della legge, dei regolamenti e, in generale, delle normative vigenti, delle disposizioni statutarie, l’integrità etica e la correttezza sono impegno costante e dovere di tutti coloro che operano nella struttura organizzativa di Arxis e caratterizzano i comportamenti di tutta la sua organizzazione.
In questo contesto, assume rilevanza anche il rispetto della normativa e dei principi di natura etica e deontologica dettati dalle associazioni di categoria, con particolare riguardo al Codice di Comportamento di Assintel.
In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio o nell’interesse della Società può giustificare, nemmeno in parte, l’adozione di comportamenti in contrasto con i principi e i contenuti del Codice.
Arxis cura di informare adeguatamente i terzi circa gli impegni e obblighi imposti dal Codice, esige da loro il rispetto dei principi che riguardano direttamente la loro attività e adotta le opportune iniziative interne e, se di propria competenza, esterne in caso di mancato adempimento da parte di terzi.

2 CORRETTEZZA ED ONESTÀ

Arxis mantiene un rapporto di fiducia e di fedeltà reciproca con ciascuno dei Destinatari.
Tutte le attività poste in essere dalla Società sono svolte nella consapevolezza della responsabilità morale e sociale che la Società ha nei confronti dei suoi stakeholder nella convinzione che il raggiungimento degli obiettivi della Società (il primo dei quali è dare valore aggiunto ai soci, ai clienti ed alla comunità in cui Arxis opera) deve accompagnarsi non solo al rispetto degli specifici valori aziendali, ma altresì dei generali doveri di onestà, correttezza e buona fede.
I Destinatari debbono avere la consapevolezza del significato etico delle proprie azioni e non devono perseguire l’utile personale o aziendale in violazione delle leggi vigenti e delle norme del presente Codice.
Pertanto tutte le azioni, le operazioni, le negoziazioni ed, in genere, i comportamenti posti in essere dai Destinatari del presente Codice, nello svolgimento dell’attività lavorativa, devono essere improntati ai principi di onestà, correttezza, integrità, trasparenza, legittimità, chiarezza e reciproco rispetto ed ai valori di riferimento definiti per l’intera organizzazione, quali il rispetto delle regole, l’etica professionale, l’appartenenza aziendale, il servizio alla collettività, la consapevolezza del proprio ruolo; devono altresì essere disponibili alla verifica, secondo le norme vigenti e le procedure interne.
Tutte le attività devono essere svolte con impegno e rigore professionale. Ciascun Destinatario deve fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate e deve agire in modo da tutelare il prestigio di Arxis.
I Destinatari dipendenti di Arxis, oltre che adempiere ai doveri generali di leal- tà, di correttezza, di esecuzione del contratto di lavoro secondo buona fede, devo- no astenersi dallo svolgere attività in concorrenza con quelle di Arxis, rispettare le regole aziendali ed attenersi ai precetti del Codice.
I Destinatari devono evitare situazioni e/o attività che possano condurre a con- flitti di interesse con quelli di Arxis o che potrebbero interferire, con la capacità dei destinatari stessi di prendere decisioni imparziali, nella salvaguardia del miglior interesse di Arxis.

3 IMPARZIALITÀ ED INTEGRITÀ

Arxis, in tutte le relazioni con le controparti, evita ogni discriminazione basata sull’età, l’origine razziale ed etnica, la nazionalità, le opinioni politiche, le credenze religiose, il sesso, la sessualità o lo stato di salute.
I risultati di successo dipendono dalla capacità di assumere responsabilità personali. Arxis dimostrerà di essere integra, lavorerà per essere un esempio e, su questo, si farà misurare. Pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni, dirette e/o attraverso terzi, di vantaggi personali e di carriera per sé o per altri, sono senza eccezione proibiti.

4 VALORIZZAZIONE DELLE PERSONE E TUTELA DELLA PERSONALITÀ INDIVIDUALE

Arxis riconosce l’esigenza di tutelare la libertà individuale in tutte le sue forme e ripudia ogni manifestazione di violenza, soprattutto se volta a limitare la libertà personale.
Arxis dà grande importanza alla valorizzazione, allo sviluppo, alla dignità personale, alla tolleranza, alla trasparenza ed alla sicurezza delle persone in generale e dei suoi collaboratori in particolare.

È ripudiata ogni sorta di discriminazione, di corruzione, di lavoro forzato o minorile. Sono tenuti in particolare considerazione il riconoscimento e la salvaguardia della dignità, della libertà e dell’uguaglianza degli esseri umani, la tutela del lavoro e delle libertà sindacali, della salute, della sicurezza, dell’ambiente e della biodiversità, nonché il sistema di valori e principi in materia di trasparenza, efficienza energetica e sviluppo sostenibile, così come affermati dalle Istituzioni e dalle Convenzioni Internazionali.

A tale riguardo, Arxis opera nel quadro di riferi- mento della Dichiarazione Universale dei Diritti Umani delle Nazioni Unite, delle Convenzioni fondamentali dell’ILO – International Labour Organization.
Ciascun responsabile di unità organizzativa esercita i poteri connessi alla propria posizione aziendale con obiettività ed equilibrio, curando la crescita professionale dei propri collaboratori e il miglioramento delle condizioni di lavoro.

Ciascun dipendente tiene un comportamento collaborativo, assolvendo ai propri compiti con responsabilità, efficienza e diligenza. I rapporti tra i dipendenti della Società sono improntati a valori di civile convivenza e si svolgono nel rispetto dei diritti e della libertà delle persone, nonché dei principi fondamentali che affermano la pari dignità sociale senza discriminazioni per ragioni di nazionalità, lingua, sesso, razza, credo religioso, appartenenza politica e sindacale, condizioni fisiche o psichiche.

2b. PRINCIPI ETICI DI RIFERIMENTO
1 TRASPARENZA

Arxis assicura la trasparenza, veridicità, accuratezza e la completezza delle informazioni rese all’interno della Società nonché di quelle dirette ai terzi, al fine di permettere ai destinatari di assumere decisioni consapevoli circa le relazioni da intrattenere con la Società stessa.
Nel rispetto del principio di trasparenza, ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.
Tutte le azioni ed operazioni devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento.
Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.
La Società utilizza criteri oggettivi e trasparenti per la scelta dei fornitori. Tale scelta, nel rispetto delle norme vigenti e delle procedure interne, deve avvenire in base a valutazioni oggettive relative alla competitività, alla qualità ed alle condizioni economiche praticate.
Il fornitore sarà selezionato anche in considerazione della capacità di garantire:

  • il rispetto del Codice Etico;
  • l’attuazione di sistemi di qualità aziendali adeguati, ove previsto;
  • la disponibilità di mezzi e strutture organizzative idonei;
  • il rispetto della normativa in materia di lavoro, ivi incluso per ciò che attiene la salute e la sicurezza dei lavoratori, i diritti sindacali o comunque di associazione e rappresentanza.

Sono previste apposite procedure funzionali alla documentazione del complessivo iter di selezione e di acquisto, nell’ottica di garantire la massima trasparenza delle operazioni di valutazione e scelta del fornitore.

2 RISERVATEZZA

Le attività di Arxis richiedono costantemente l’acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la diffusione di notizie, documenti ed altri dati at- tinenti a negoziazioni, procedimenti amministrativi, operazioni finanziarie, know how (contratti, atti, relazioni, appunti, studi, disegni, fotografie, software) ecc.
Le informazioni aziendali vengono gestite internamente da Arxis in maniera adeguata garantendo il rispetto della legislazione in materia di privacy vigenti, nell’ottica di evitare la comunicazione o la diffusione di dati personali in assenza dell’assenso dell’interessato.
L’acquisizione e il trattamento, nonché la conservazione delle informazioni e dei dati personali del personale e degli altri soggetti di cui la Società disponga i dati, avviene nel rispetto di specifiche procedure volte ad evitare che persone e/o enti non autorizzati possano venirne a conoscenza nonché ogni uso improprio di queste informazioni. Tali procedure sono conformi alle normative vigenti.

3 EFFICIENZA E PIANIFICAZIONE DEGLI OBIETTIVI AZIENDALI

Arxis individua obiettivi aziendali, generali e individuali, in relazione a risultati possibili, specifici, concreti, misurabili e relazionati con il tempo previsto per il loro raggiungimento, coerenti con i valori espressi nel presente Codice.
In ogni attività lavorativa deve essere perseguita l’economicità della gestione e dell’impiego delle risorse aziendali, nel rispetto degli standard qualitativi più avanzati.
Arxis si impegna altresì a salvaguardare e custodire le risorse ed i beni azienda- li, nonché a gestire il proprio patrimonio ed i propri capitali adottando tutte le cautele necessarie a garantire il pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti.

4 CONCORRENZA LEALE

Arxis riconosce il valore della concorrenza quando ispirato ai principi di correttezza, leale competizione e trasparenza nei confronti degli operatori presenti sul mercato.

5 RESPONSABILITÀ SOCIALE E TUTELA AMBIENTALE

Arxis opera tenendo conto dei bisogni della collettività contribuendo allo sviluppo economico, sociale e civile delle comunità in cui opera.
Arxis si impegna alla salvaguardia dell’ambiente come bene primario, garantendo la compatibilità tra iniziativa economica ed esigenze ambientali.

2c. PRINCIPI ETICI DI RIFERIMENTO
1 SPIRITO DI SERVIZIO

I Destinatari, devono orientare la propria condotta, nei limiti delle rispettive competenze e responsabilità, al perseguimento della mission aziendale volta a for- nire un servizio di alto valore sociale e di utilità per la collettività, la quale deve beneficiare dei migliori standard di qualità.

2 RAPPORTI CON ENTI LOCALI ED ISTITUZIONI PUBBLICHE

Arxis persegue l’obiettivo della massima integrità e correttezza nei rapporti, anche contrattuali, con le istituzioni pubbliche e, in generale, con la Pubblica Amministrazione, ivi incluso per ciò che attiene la richiesta e/o la gestione di ero- gazioni pubbliche, al fine di garantire la massima chiarezza nei rapporti istituzio- nali, in armonia con l’esigenza di autonomia organizzativa e gestionale propria di qualsiasi operatore economico.
I rapporti con interlocutori istituzionali sono mantenuti esclusivamente tramite i soggetti a ciò deputati.

3 RAPPORTI CON ASSOCIAZIONI, ORGANIZZAZIONI SINDACALI E PARTITI POLITICI

Arxis non eroga contributi, diretti o indiretti per il finanziamento di partiti poli- tici, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali, né dei loro rap- presentanti o candidati.
La Società, inoltre, non finanzia associazioni né effettua sponsorizzazioni di manifestazioni o congressi che abbiano la propaganda politica come finalità.
Arxis può riconoscere contributi e liberalità in favore di soggetti aventi finalità sociali, morali, scientifiche e culturali.

4 RIPUDIO DI OGNI FORMA DI TERRORISMO

Arxis ripudia ogni forma di terrorismo e intende adottare, nell’ambito della propria attività, le misure idonee a prevenire il pericolo di un coinvolgimento in fatti di terrorismo, così da contribuire all’affermazione della pace tra i popoli e della democrazia.
A tal fine, la Società si impegna a non instaurare alcun rapporto di natura lavorativa o commerciale con soggetti, siano essi persone fisiche o giuridiche, coinvolti in fatti di terrorismo, così come a non finanziare o comunque agevolare alcuna attività di questi.

5 TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO

Arxis persegue con il massimo impegno l’obiettivo di garantire la salute e la sicurezza dei luoghi di lavoro, lavorando costantemente nell’individuazione e adozione delle misure necessarie per la tutela della sicurezza e salute dei lavoratori, comprese le attività di prevenzione dei rischi professionali, d’informazione e formazione.
A tale proposito, la Società adotta le misure più opportune per evitare i rischi connessi allo svolgimento della propria attività di impresa e, ove ciò non sia possibile, per una adeguata valutazione dei rischi esistenti, con l’obiettivo di contrastarli direttamente alla fonte e di garantirne l’eliminazione ovvero, ove ciò non sia possibile, la loro gestione.

6 TUTELA DELLA TRASPARENZA NELLE TRANSAZIONI COMMERCIA- LI (ANTIRICICLAGGIO)

Arxis ha come principio quello della massima trasparenza nelle transazioni commerciali e predispone gli strumenti più opportuni al fine di contrastare i fe- nomeni del riciclaggio e della ricettazione.
Deve essere garantito il rispetto dei principi di correttezza, trasparenza e buona fede nei rapporti con tutte le controparti contrattuali.

7 RIPUDIO DELLE ORGANIZZAZIONI CRIMINALI

Arxis ripudia ogni forma di organizzazione criminale (in particolare le associa- zioni di tipo mafioso), di carattere nazionale e transnazionale. La Società adotta le misure idonee a prevenire il pericolo di un proprio coinvolgimento o dei suoi dipendenti in relazioni e attività intrattenute a qualsiasi titolo e con qualsivoglia modalità, anche sottoforma di mera assistenza e aiuto, con tali organizzazioni. A tal fine, Arxis non instaura alcun rapporto di natura lavorativa, di collaborazione o commerciale con soggetti, siano essi persone fisiche o giuridiche, coinvolti direttamente o indirettamente in organizzazioni criminali o, comunque, legati da vincoli di parentela e/o di affinità con esponenti di note organizzazioni criminali, così come non finanzia o, comunque, agevola alcuna attività riferibile a tali organizzazioni.

8 TUTELA DEI DIRITTI DI PROPRIETÀ INDUSTRIALE E INTELLET- TUALE

Arxis rispetta la normativa in materia di tutela dei marchi, brevetti e altri segni distintivi ed in materia di diritto di autore. In particolare, la Società non consente l’utilizzo di opere dell’ingegno prive del contrassegno S.I.A.E. o dotate di contrassegno alterato o contraffatto, vieta la riproduzione di programmi per elaboratore ed i contenuti di banche dati, nonché l’appropriazione e la diffusione, sotto qualsiasi forma, di opere dell’ingegno protette, anche mediante la rivelazione del relativo contenuto prima che sia reso pubblico.
Arxis non consente l’utilizzo, a qualsiasi titolo e per qualunque scopo, di prodotti con marchi, segni contraffatti.

9 COLLABORAZIONE CON LE AUTORITÀ IN CASO DI INDAGINI

Arxis riconosce il valore della funzione giudiziaria e amministrativa e persegue l’obiettivo della massima integrità e correttezza nei rapporti con le Autorità competenti.
La Società si impegna ad adottare tutte le misure necessarie a prestare la colla- borazione richiesta dalle Autorità, nei limiti nel rispetto della normativa vigente.

10 CORRETTO UTILIZZO DEI SISTEMI INFORMATICI

La Società persegue l’obiettivo del corretto utilizzo dei servizi informatici o telematici, in modo da garantire l’integrità e la genuinità dei dati trattati, a tutela degli interessi della Società e dei terzi, con particolare riferimento alle Autorità ed Istituzioni pubbliche.
Arxis, a tal fine, adotta misure idonee ad assicurare che l’accesso ai dati telematici ed informatici avvenga nell’assoluto rispetto delle normative vigenti e della privacy dei soggetti eventualmente coinvolti ed in modo da garantire la riservatezza delle informazioni e far sì che il loro trattamento avvenga a cura di soggetti a ciò espressamente autorizzati, impedendo indebite intromissioni.
In particolare, la Società vieta:

  • l’introduzione abusiva nei sistemi informatici o telematici protetti da misure di sicurezza;
  • la distruzione, il deterioramento, la cancellazione o alterazione di infomazioni, dati o programmi informatici altrui, dello Stato o di altro Ente pubblico;
  • la produzione di documenti informatici falsi, sia privati che pubblici, aventi efficacia probatoria;
  • l’installazione di apparecchiature atte a intercettare, impedire o interrompere comunicazioni relative ad un sistema informatico o telematico ovvero intercorrenti tra più sistemi;
  • la sottrazione, la riproduzione, la diffusione o la consegna abusiva di codici, parole chiavi o altri mezzi idonei all’accesso ad un sistema informatico o telematico protetto da misure di sicurezza.
3a. NORME COMPORTAMENTALI
1 PRINCIPI E NORME DI COMPORTAMENTO PER IL PERSONALE ARXIS

Il personale deve conformare la propria condotta, sia nei rapporti interni e sia nei confronti degli interlocutori esterni alla Società, alla normativa vigente, al presente Codice Etico nonché al Regolamento Aziendale.
Le risorse umane sono la risorsa più preziosa ed indispensabile per il funzionamento dell’impresa. La motivazione e la professionalità dei Destinatari sono fattori determinanti per la realizzazione degli obiettivi di Arxis e per rispondere alle esigenze della clientela.
Arxis richiede ai propri dipendenti, ad ogni livello, di collaborare allo sviluppo di un clima diffuso di rispetto delle colleghe e dei colleghi, evitando e, se necessario, denunciando comportamenti lesivi della dignità della persona, delle differenze di genere, di credo politico e religioso.
Il buon funzionamento dei processi aziendali e la soddisfazione del cliente derivano in misura rilevante dalle competenze professionali dei dipendenti e dai com- portamenti in cui queste si traducono. Lo sviluppo delle professionalità in termini di conoscenze, capacità ed abilità pratiche è oggetto di specifici programmi di formazione, definiti in relazione ai profili dei ruoli organizzativi presenti in azienda.
Arxis offre le medesime opportunità di carriera a coloro che risultino in possesso delle caratteristiche richieste per l’accesso a funzioni, incarichi e/o profili superiori, senza discriminazione alcuna e sulla base di criteri meritocratici, di competenza professionale acquisita e, comunque, sulla base di parametri strettamente profes- sionali e trasparenti. La gestione dei rapporti di lavoro è orientata a garantire pari opportunità e a favorire la crescita professionale dei dipendenti.
La Società promuove politiche che agevolano l’equilibrio tra vita personale e professionale, anche favorendo le forme di flessibilità lavorativa.
I responsabili di funzione impiegano e valorizzano pienamente tutte le professionalità presenti nella struttura per favorire lo sviluppo e la crescita dei propri collaboratori.
Arxis considera la formazione del personale e l’aggiornamento costante su specifiche tematiche esigenza irrinunciabile dell’azienda.
La Società promuove lo spirito di squadra e di reciproca collaborazione e si attende che i dipendenti, a ogni livello, collaborino a mantenere un clima di reciproco rispetto della dignità e della reputazione di ciascuno.
Ogni dipendente e collaboratore deve agire lealmente e secondo buona fede rispettando gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e assicurando una collaborazione attiva e intensa, secondo le direttive dell’azienda, nonché conoscere e osservare le norme deontologiche contenute nel presente Codice, improntando la propria condotta al rispetto e alla cooperazione e reciproca collaborazione.
Tutte le azioni, le operazioni e le negoziazioni e, in genere, i comportamenti posti in essere nello svolgimento dell’attività lavorativa, devono essere improntati ai principi di onestà, correttezza, integrità, trasparenza, legittimità, chiarezza e reciproco rispetto nonché essere aperti alle verifiche e ai controlli secondo le norme vigenti e le procedure interne.
Tutte le attività devono essere svolte con impegno e rigore professionale. Ciascuno deve fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate e deve agire in modo da tutelare il prestigio della Società.
Con specifico riferimento ai responsabili di funzione aziendale, ognuno di loro ha l’obbligo di:

  • curare l’osservanza del Codice da parte dei propri diretti sottoposti;
  • rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri collaboratori;
  • adoperarsi affinché i propri collaboratori comprendano che le disposizioni contenute nel Codice costituiscono parte integrante della loro prestazione lavorativa;
  • selezionare collaboratori che si impegnino a rispettare i principi presenti nel Codice;
  • riferire tempestivamente al Consiglio di Amministrazione eventuali segnalazioni o esigenze da parte dei propri sottoposti.

L’inosservanza, da parte dei responsabili di funzione, dei suddetti obblighi potrà comportare l’applicazione di sanzioni disciplinari, incluso il licenziamento.
In generale, chiunque, agendo in nome o per conto della Società, entri in contatto con soggetti terzi con i quali la Società intenda intraprendere relazioni commerciali o sia con gli stessi tenuta ad avere rapporti di natura istituzionale, sociale, politica o di qualsivoglia natura, ha l’obbligo di:

  • informare tali soggetti degli impegni e degli obblighi imposti dal Codice;
  • esigere il rispetto degli obblighi del Codice nello svolgimento delle loro attività;
  • adottare le iniziative necessarie in caso di rifiuto da parte dei soggetti terzi di adeguarsi al Codice o in caso di mancata o parziale esecuzione dell’impegno assunto di osservare le disposizioni contenute nel Codice stesso.

Affinché Arxis possa operare in modo equo e trasparente, tutto il personale deve adoperarsi per far sì che ogni decisione assunta nell’ambito delle proprie atti- vità sia presa nell’interesse della Società. Pertanto, nella conduzione di qualsiasi attività il personale è tenuto ad evitare situazioni di interesse personale che costituiscano o possano costituire, anche solo potenzialmente, un conflitto fra gli interessi individuali e quelli della Società.
Tutto il personale è obbligato ad astenersi dal trarre vantaggio dalla propria posizione all’interno della Società al fine di favorire la propria persona o terzi a danno o a svantaggio della Società. E’ pertanto fatto divieto di prendere parte, direttamente od indirettamente, a qualsivoglia titolo, ad iniziative commerciali che si pongono, anche solo potenzialmente, in situazione di concorrenza con la Società, a meno che tale partecipazione non sia stata previamente comunicata al Consiglio di Amministrazione ed approvata dallo stesso.
In particolare, ciascuno è tenuto a segnalare le specifiche situazioni e attività in cui egli o, per quanto di sua conoscenza, propri parenti o affini entro il 2° grado o conviventi di fatto, sono titolari di interessi economici e finanziari (proprietario o socio) nell’ambito di fornitori, di clienti, di concorrenti, di terzi contraenti, o delle relative società controllanti o controllate, o vi ricoprono ruoli societari di amministrazione o di controllo, ovvero manageriali.
Determinano, inoltre, conflitti di interesse le situazioni seguenti:

♣ utilizzo della propria posizione in azienda o delle informazioni o opportunità di affari acquisite nell’esercizio del proprio incarico, a vantaggio indebito proprio o di terzi;

♣ svolgimento di attività lavorative da parte del dipendente e/o suoi familiari presso fornitori, sub-fornitori e concorrenti.
In ogni caso, il management e i dipendenti di ARXIS sono tenuti a evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si può manifestare un conflitto con gli interessi dell’azienda o che possono interferire con la loro capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse dell’impresa e nel pieno rispetto dei principi e dei contenuti del Codice o, in senso generale, di adempiere esattamente alle funzioni e responsabilità ricoperte.
Arxis esige che nell’ambito delle relazioni di lavoro che si svolgono all’interno o all’esterno dell’azienda non si verifichino in nessun caso e per nessun motivo mole- stie nei confronti di dipendenti, fornitori, clienti o visitatori, intendendo come tali:

  • l’intimidazione, la minaccia, il comportamento o l’offesa verbale che sia di ostacolo al sereno svolgimento delle proprie funzioni;
  • la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti di singoli o gruppi di lavoratori;
  • la ingiustificata interferenza con l’esecuzione di prestazioni lavorative altrui;
  • l’abuso da parte del superiore gerarchico della posizione di autorità;
  • l’ostacolo a prospettive di lavoro individuali altrui per meri motivi di competitività personale.

Arxis esige, altresì, che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non si verifichino discriminazioni di alcun genere nei confronti di dipendenti, fornitori, clienti o visitatori legate a differenza di sesso, di razza, di lingua, di religione, di opinioni politiche, di condizioni personali o sociali.
Arxis attua azioni di prevenzione e persegue il mobbing e le molestie personali di ogni tipo, ivi comprese le molestie di carattere sessuale.
Chiunque, nel prestare la propria attività in favore della Società, ritenga di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per qualsivoglia motivo può segnalare l’accaduto al Consiglio di Amministrazione. E’ proibito qualsiasi atto di ritorsione nei confronti del dipendente che rifiuta, lamenta o segnala tali fatti incresciosi.
Arxis vieta a ciascun dipendente o collaboratore l’abuso durante l’orario di lavoro e prima di svolgere l’attività lavorativa di sostanze alcoliche; inoltre vieta l’assunzione durante l’orario di lavoro e/o prima di svolgere l’attività lavorativa di sostanze stupefacenti, allucinogene o che comunque impediscano o ostacolino il regolare svolgimento dell’attività lavorativa. In ogni caso la Società scoraggia l’abuso di sostanze alcoliche e l’uso di sostanze stupefacenti da parte di ciascun dipendente o collaboratore anche al di fuori dell’orario di lavoro e a prescindere dall’influenza di tali condotte sul regolare svolgimento dell’attività lavorativa.

Saranno, comunque, equiparati ai casi precedenti gli stati di dipendenza cronica da alcool e stupefacenti, che abbiano incidenza sulla prestazione lavorativa e che possano turbare il normale svolgimento della stessa, a prescindere dalla circostanza che il dipendente o collaboratore non abbia abusato di sostanze alcoliche o assunto sostanze stupefacenti durante l’orario di lavoro.
Nel corso dell’attività lavorativa e nei luoghi di lavoro sarà considerata consapevole violazione dei principi del presente Codice:

♣ prestare servizio sotto gli effetti di uso/abuso/dipendenza di sostanze alcoliche, di sostanze stupefacenti o di sostanze di analogo effetto;

♣ abusare di sostanze alcoliche, consumare sostanze psicotrope o stupefacenti o cedere a qualsiasi titolo sostanze stupefacenti nel corso della prestazione lavorativa.
Arxis si impegna ad effettuare i controlli previsti in materia dalla legislazione vigente verso il proprio personale al fine di verificarne l’idoneità allo svolgimento delle mansioni a rischio adottando i provvedimenti eventualmente necessari.
I Destinatari sono tenuti a rispettare ed a far rispettare le disposizioni interne e la normativa vigente in materia di divieto di fumo all’interno dei locali, dei veicoli o in altri ambienti ove per motivi di sicurezza è vietato fumare. Per quanto riguarda l’uso di sigarette elettroniche, considerato che non sono riportati effetti univoci certi, sull’impatto sulla salute negli ambienti chiusi, del particolato inalato con l’uso di tali sigarette, le cui cartucce possono contenere oltre alla nicotina, anche in dimensioni nanometriche, altre sostanze, Arxis ha deciso, nell’ambito della propria organizzazione, di vietarne l’uso.

3b. NORME COMPORTAMENTALI
1 RAPPORTI CON I CLIENTI

Arxis intende applicare in ogni relazione e rapporto d’affari i principi di collaborazione, correttezza, responsabilità, lealtà, fermo restando il rispetto della legalità e della concorrenza.
Il rapporto coi clienti sarà improntato sull’ascolto, la disponibilità, la cortesia, l’onestà, la lealtà, la professionalità e, in ogni caso, al rispetto dei principi generali di questo Codice.
È fatto obbligo, in particolare, di:

  • osservare scrupolosamente le disposizioni del presente Codice;
  • osservare le regole per il personale e le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti;
  • fornire, nei limiti delle previsioni contrattuali, servizi affidabili e di qualità;
  • impegnarsi nell’erogazione di un servizio che garantisca standard più elevati e ricerca di soluzioni volte a dare valore aggiunto al cliente;
  • fornire accurate ed esaurienti informazioni circa i servizi erogati;
  • attenersi a verità nelle comunicazioni, astenendosi da qualsiasi pratica ingannevole;
  • considerare le aspettative delle diverse categorie di clienti.

Le comunicazioni verso i clienti devono essere formulate nel pieno rispetto delle disposizioni normative, con modalità chiare, precise, complete.
Arxis mette in atto misure e procedure per verificare e valutare che i clienti siano soddisfatti dei prodotti e servizi offerti, così da migliorare continuamente il livello della propria offerta commerciale e da poter rimediare in modo rapido ed efficace ai casi di possibile insoddisfazione.
Affinché sia garantita la massima trasparenza ed integrità nel sistema di vendita, Arxis predispone ed attua un adeguato sistema di deleghe con segregazione delle funzioni.
Spesso i clienti pongono a disposizione loro dati e informazioni personali per finalità commerciali. Arxis adotta ogni misura necessaria per assicurare la conformità del trattamento alle disposizioni di legge o regolamentari di volta in volta applicabili e, comunque, la riservatezza di quei dati e informazioni secondo le aspettative legittime degli stessi clienti.

2 RAPPORTI CON I FORNITORI

Siamo impegnati a fornire un contributo positivo alla società e a stabilire e mante- nere rapporti commerciali leali, basati sulla fiducia, con i nostri fornitori e gli altri partner commerciali. Cerchiamo di instaurare rapporti d’affari con soggetti che aderiscono a standard di integrità simili ai nostri e contiamo sulla collaborazione dei nostri fornitori per raggiungere le mete che ci proponiamo e per non venire meno al nostro impegno di integrità.
Nei rapporti di fornitura di beni, lavori e/o servizi è fatto obbligo ai Destinatari delle norme del presente Codice di:

♣ adottare nell’espletamento delle procedure di selezione e di valutazione dei fornitori criteri oggettivi, secondo modalità dichiarate e trasparenti;

♣ non precludere ad alcun fornitore, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere per aggiudicarsi un contratto di fornitura con la Società, adottando criteri di selezione che rispettino i principi di trasparenza, concorrenza, obbiettività. Nella selezione del fornitore Arxis tiene conto della sua capacità di garantire professionalità, solidità finanziaria, sistemi di qualità aziendali adeguati, disponibilità di mezzi e strutture organizzative nonché il rispetto degli obblighi in materia giuslavoristica e di riservatezza;

♣ mantenere un dialogo franco e aperto coi fornitori, in linea con le buone consuetudini commerciali;

♣ garantire la trasparenza e tracciabilità delle operazioni.
Nei contratti con i fornitori, devono essere introdotte clausole contrattuali che, a seconda dei casi, possono prevedere dichiarazioni del fornitore circa il possesso dei requisiti soggettivi e organizzativi, del know how e di risorse adeguate alle esigenze e all’immagine di Arxis, nonché relativi all’esistenza e effettiva attuazione di adeguati sistemi di qualità aziendale e al rispetto degli obblighi in materia giuslavoristica e di riservatezza.
Nelle operazioni di acquisto è necessario verificare la provenienza e la qualità dei beni onde accertare che non si tratti di beni non conformi alle caratteristiche indicate o pattuite o contraffatti.
ARXIS inoltre è consapevole dell’enorme danno alla società ed alla libera concorrenza che può essere legato alla presenza di infiltrazioni mafiose o altre forme di criminalità nel mondo degli affari e pertanto si impegna ad attuare la normativa vigente in materia di antimafia e a escludere, conformemente alla normativa vi- gente, ogni forma di rapporto con qualsiasi soggetto qualora ne apprenda la condanna per attività legate alla criminalità organizzata da parte delle competenti autorità giudiziarie. È fatto obbligo di verificare in via preventiva le informazioni disponibili, incluse informazioni finanziarie e relative alla reputazione, sulle controparti commerciali e sui fornitori prima di instaurare con questi significativi rapporti di affari, al fine di appurare la loro rispettabilità, attendibilità e la legittimità del- la loro attività.
Le relazioni con tutti i fornitori sono regolate da medesimi principi generali e sono oggetto di un costante monitoraggio da parte di Arxis.
In particolare:

♣ deve essere perseguita l’indipendenza da singoli fornitori, evitando l’instaurazione di rapporti in esclusiva e/o di lunga durata, laddove non strettamente necessario;

♣ devono essere evitati contratti di consulenza per i quali non sia stata effettuata un’analisi della effettiva esigenza aziendale;

♣ i contratti di consulenza devono comunque prevedere la valutazione dell’efficacia e della qualità del servizio reso, al termine di ogni prestazione del fornitore.

Le violazioni dei principi generali del Codice da parte dei fornitori comportano la facoltà per la Società di azionare clausole risolutive espresse inserite nei singoli contratti di fornitura insieme alla prestazione di specifiche dichiarazioni in ordine alla conoscenza dei principi contenuti nel Codice e all’assunzione dell’obbligo di rispettare tali principi.

3 RELAZIONI CON LA COLLETIVITA’: AMBIENTE

Arxis si ispira, nella propria attività, al principio della tutela e della salvaguardia dell’ambiente.
Arxis rispetta tutta la legislazione comunitaria e nazionale in materia di tutela dell’ambiente, in quanto rilevante. Essa, inoltre, presta costante attenzione all’evoluzione normativa in materia, al fine di adeguarsi tempestivamente alle prescrizioni che via via sopravvengono.
La società verifica in modo regolare l’impatto della propria attività sull’ambiente e, su questa base, intraprende le azioni necessarie per rimediare gli effetti negativi e correggere le proprie modalità operative.
L’adesione dei fornitori ai principi in materia ambientale, riassunti in questo Codice, è un elemento che concorre alla loro valutazione, da parte di Arxis.

4. MECCANISMI DI ATTUAZIONE

Competono al Consiglio di Amministrazione i seguenti compiti in materia di attuazione e controllo del Codice:

  • cooperare nelle decisioni in merito alle violazioni del Codice, di concerto, per quanto riguarda l’irrogazione di eventuali sanzioni, con il superiore gerarchico dell’autore della condotta censurata;
  • esprimere pareri in merito alla revisione delle più rilevanti policy e procedure aziendali, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice;
  • verificare l’applicazione e il rispetto del Codice;
  • monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Codice;
  • proporre l’eventuale revisione delle policy e delle procedure aziendali con significativi impatti sull’etica aziendale, nonché eventuali aggiornamenti, modifiche e/o integrazioni del presente Codice.

Il Codice è portato a conoscenza dei Destinatari e stakeholder interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione. Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice a favore di tutti i dipendenti e collaboratori di Arxis, la Società mette a disposizione la sua struttura HR che si impegnerà a chiarire ogni dubbio in merito a principi e norme etiche in esso contenute. Nel caso in cui i Destinatari abbiano notizia di potenziali condotte illecite, essi sono obbligati ad effettuare la segnalazione ai sensi di quanto segue. Le segnalazioni possono avere origine da qualsiasi soggetto: dipendenti (inclusi i dirigenti), componenti di organi sociali (ad es. Consiglio di Amministrazione, ecc.), terzi (ad es. partner, clienti, fornitori, ecc.). Le segnalazioni devono essere dirette al Consiglio di Amministrazione. Qualunque stakeholder riceva una segnalazione è tenuto a trasmetterla immediatamente al soggetto competente, garantendone la riservatezza. Le segnalazioni avvengono, per iscritto e, eventualmente in forma anche anonima e sono inviate con la seguente modalità:

  • a mezzo e-mail all’indirizzo: coach@arxis.it;
  • a mezzo posta all’attenzione del Presidente del CdA all’indirizzo: Arxis srl – Via Torri Bianche 9 – 20871 Vimercate (MB).

Spetta al CdA operare un’analisi della segnalazione, ascoltandone eventualmente l’autore e il responsabile della presunta violazione e coinvolgendo in tale analisi, se opportuno, ulteriori funzioni competenti per materia. Il CdA di Arxis agirà in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di discrimi- nazione o penalizzazione. È inoltre assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge. Eventuali segnalazioni riguardanti lo stesso Presidente del Consiglio di Amministrazione, dovranno essere trasmesse ad uno degli altri due Consiglieri.